Vas rápido.
¿Pero hacia dónde?

Imagina que subes al coche para hacer un viaje de cuatro horas. Tienes claro dónde quieres llegar, introduces el destino en el GPS y empiezas a conducir.

A los veinte minutos aparece un atasco y decides cambiar de ruta. Poco después recibes una llamada y haces un pequeño desvío. Más adelante tomas una salida que no estaba prevista para repostar.

Han pasado tres horas. No has parado, has tomado muchas decisiones y has recorrido muchos kilómetros.

Sin embargo, sigues lejos de tu destino.

En algunas empresas ocurre algo parecido.

Cada mañana comienza con unas prioridades más o menos claras, pero rara vez sobreviven hasta el final del día. Un cliente necesita una respuesta inmediata, un proveedor llama con un problema, aparece una incidencia, entra un presupuesto que hay que revisar y alguien del equipo necesita una decisión.

Y seguramente muchas de esas cosas sean importantes. El problema aparece cuando todo lo es al mismo tiempo.

"Porque si todo es urgente, nada es importante."

No significa que una empresa pueda ignorar los problemas del día a día. Sería absurdo.

La cuestión es otra: ¿cuánto espacio queda después para aquello que no reclama atención hoy, pero determinará dónde estará la empresa dentro de seis meses?

Preparar un presupuesto, revisar la tesorería prevista o mejorar un proceso interno rara vez llegan acompañados de una alarma.

Precisamente por eso es tan fácil dejarlos para mañana.

Lo urgente tiene una ventaja injusta

Lo urgente sabe llamar nuestra atención.

Tiene una fecha límite, una persona esperando una respuesta o una consecuencia inmediata si no hacemos nada. Lo importante juega con desventaja: muchas veces puede esperar.

Y como puede esperar un día, espera una semana. Después un mes. Hasta que deja de poder esperar.

Estar ocupado no es lo mismo que avanzar

Esta diferencia parece evidente cuando hablamos de un viaje. Nadie presumiría de haber recorrido 600 kilómetros si el objetivo estaba a 300 y sigue sin haber llegado.

En una empresa resulta bastante más difícil verlo. Una semana llena de reuniones produce sensación de actividad. Una bandeja de entrada vacía da sensación de haber avanzado. Resolver veinte problemas en un día genera incluso cierta satisfacción.

El movimiento se ve. El progreso no siempre.

Porque avanzar implica que las decisiones del día estén conectadas con algún destino.

No todas las empresas tienen que perseguir los mismos objetivos. Pero deberían saber cuáles son los suyos.

Porque cuando no existen prioridades suficientemente claras, ocurre algo inevitable: el entorno empieza a elegirlas por ti. El GPS sigue encendido, pero hace tiempo que dejamos de mirar el destino.

Elegir también significa dejar cosas sin hacer

Priorizar tiene una parte incómoda de la que hablamos poco. No podemos declarar cinco objetivos como "prioridad número uno" ni pedir a un equipo que mejore ventas, margen, servicio, productividad, costes y organización al mismo tiempo.

Elegir implica necesariamente posponer o dedicar menos recursos a otras cosas. Quizá por eso resulta tan fácil llamar urgente a casi todo: nos evita tomar esa decisión.

El objetivo no es construir una empresa en la que nunca surja nada inesperado. Eso no existe. El objetivo es evitar que cada acontecimiento tenga capacidad para cambiar la dirección.

Un buen sistema de gestión sirve precisamente para eso: para establecer objetivos, traducirlos en indicadores, revisar las desviaciones y reservar momentos en los que la empresa pueda levantar la vista del día a día.

Muchas veces basta con responder periódicamente a unas pocas preguntas:

• ¿Estamos avanzando hacia los objetivos que nos marcamos?
• ¿Qué se ha desviado y por qué?
• ¿Qué decisión tenemos que tomar y quién se responsabiliza de ella?

Lo difícil es proteger ese espacio cuando alrededor siempre existe algo que parece más urgente.

Recalcular la ruta

En un viaje, cuando te equivocas de salida, el GPS recalcula la ruta. No te reprocha los kilómetros recorridos ni el tiempo perdido. Simplemente vuelve a mostrarte dónde estás y qué camino debes tomar para llegar.

En una empresa deberíamos hacer algo parecido con más frecuencia.

Parar un momento. Mirar dónde estamos. Recordar dónde queríamos llegar. Y comprobar si todo ese movimiento de los últimos meses realmente nos está acercando.

Porque una empresa puede ir muy deprisa, trabajar muchísimo y resolver cientos de problemas.

Pero, al final, hay una pregunta bastante más importante: ¿estamos avanzando o simplemente estamos ocupados?

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